PowerPoint tötet Argumente – Warum Unternehmen wieder schreiben lernen müssen

ines meiner prägendsten Erlebnisse in der Arbeitswelt hatte ich ganz zu Beginn meines Volontariats: Die PowerPoint-Präsentation.

Präsentationen sind so ein typisches Unternehmens-Ding.

Als Schüler, als Student hatte ich damit so gut wie nie Berührungspunkte.

Im Philosophie-Studium zum Beispiel gab es natürlich auch Referate, aber ohne Präsentation. Wir haben Handouts mit einem hohen Fließtextanteil erstellt. Die Informationen zum gewählten Thema waren übersichtlich zusammengestellt, keine großartige grafische Aufarbeitung. Und dadurch (wenn das Referat gut war) eigneten sie sich auch gut zum Lernen.

Die Präsentation dagegen ist mir ein Graus und trotzdem gerade in Unternehmen weit verbreitet. Microsoft PowerPoint, der heilige Gral der Präsentationssoftware, gibt es für Windows seit 1990, jedes Jahr werden Millionen von Folien/Slides erstellt. Ich konnte ehrlich gesagt lange nicht so richtig in Worte fassen, was ich an den Präsentationen schlimm fand. Ja, natürlich: Sie sind oft oberflächlich, grafisch nicht gut gestaltet, etc. Vor ein paar Jahren hatte ich dann aber ein "Erlebnis", das mir klar machte, warum ich Präsentationen schlecht finde.

Ich habe an einer Kommunikationsstrategie geschrieben, ich wollte mit dieser Strategie herausstellen, wo unsere Stärken und Schwächen liegen, welche Maßnahmen ich aus welchen Gründen empfehle. Dazu nutze ich am liebsten Fließtext, weil sich nur so Argumente ausbreiten lassen, Vor- und Nachteile abwägen lassen und bei Bedarf auch Details herausarbeiten lassen.

Ich bekam zur Antwort, ich solle meinen Entwurf in ein "lesbares Format", eine Präsentation überführen.

Also habe ich mich noch einmal hingesetzt und alle Elemente in ein PowerPoint-Template gebastelt. Ich war schließlich mehr mit dem Design, dem Überführen von Argumenten in Bullet Points, mit dem Hin- und Herschieben von Folien und Aussuchen von passenden grafischen Elementen beschäftigt, als mit dem eigentlichen Inhalt. Am Ende kam eine mehrseitige Präsentation heraus, bei der ein Großteil der argumentativen Tiefe fehlte und die - das ist entscheidend - ohne Vortrag, also ohne Präsentation überhaupt nicht funktionieren konnte.

Das ist überhaupt ein Punkt: Präsentationen sind zum Präsentieren da, werden aber oft per Mail verschickt zum Durchklicken. Ganz ehrlich: Wie viele Informationen bleiben beim Rezipienten hängen? Warum muss jedes Argument, das man in zwei, drei Absätzen erklären könnte, in eine zehnseitige Präsentation gequetscht werden? Ganz abgesehen davon, dass die Präsentation die Mails unnötig aufblähen, nur mit kompatiblen Apps geöffnet werden können und...

... von Künstlicher Intelligenz nicht gut gelesen werden können. Im Gegensatz zu einfachem Fließtext. Wenn Unternehmen also ihre Informationen in Präsentationen "verstecken" und dadurch auch inhaltlich eindampfen, geht unglaublich viel Wissen verloren. Wissen, das man mit KI durchsuchbar machen könnte. Aber auch Wissen, das für Menschen einfacher zu erfassen ist.

Zu diesem Thema gibt es auch ein wunderbares Buch von Edward R. Tufte: The Cognitive Style of PowerPoint. Er analysiert wunderbar, warum in Präsentationen Informationen verloren gehen.

Ein paar Beispiele:

Durch die typischen Bullet Points werden kritische Annahmen und kausale Zusammenhänge oft versteckt oder gehen unter. Es fehlt ein Narrativ, das auch auf Details eingeht und den Kontext verdeutlicht.

Die Sprache wird durch die Kürze der Folien oft vage und ungenau. Das kennt jeder: Ein Bullet Point muss prägnant sein, kurz und schnell verständlich. Komplexe Argumentationen funktionieren hier nicht. Also lässt man die Komplexität raus und kondensiert den Inhalt auf das vermeintlich Wesentliche. Folien werden dadurch gerne zum Marketing-Instrument ohne inhaltliche Tiefe.

Durch die grafische Gestaltung (hierarchische Listen, grafische Elemente, Überschriften auf jeder Folie, etc.) wird der Blick des Lesers vor allem auf diese Elemente geführt. Details und Kontext gehen verloren.

Die Präsentation hat natürlich auch ihren Vorteil. Wir können dadurch vermeintlich viel Information durch schnelles Durchklicken aufnehmen, das viel aufwändigere Lesen eines Textes mit mehreren Absätzen entfällt. Wie man an den obigen Ausführungen sieht, ist das aber ein Trugschluss.

Das Arbeiten mit KI wird diese Entwicklung vielleicht eindämmen, denn KI kann mit einfachem Text besser arbeiten als mit grafischen Elementen. Wenn wir irgendwann wieder dazu übergehen, Argumente und Strategien in Textform aufzuschreiben, hätte das auch einen weiteren netten Nebeneffekt: Beim Schreiben von Texten, beim schriftlichen Argumentieren müssen wir uns notgedrungen viel intensiver mit unseren Inhalten auseinandersetzen und können weniger in grafischen Elementen verstecken.